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Use Case KIT x XWIKI – Gestion documentaire

Le 02/09/2024

Au cours des 15 dernières années, le KIT (Institut de Technologie de Karlsruhe) a vu ses coûts liés à la solution en place de gestion de documentation augmenter significativement. Ils ont également rencontré des difficultés de maintenance. Le problème s’est aggravé avec l’annonce d’une migration obligatoire mais une autre plateforme de cloud incompatible avec les besoins d’intégration locale de KIT. Face à des coûts de maintenance devenus insoutenables, KIT a exploré des alternatives et a choisi XWiki pour sa nature open source, ses outils de migration efficaces, et le soutien technique fourni, permettant une transition fluide et réussie. Découvrez ce case study passionnant proposé par XWiki, sponsor Silver du salon Open Source Experience 2024.

Xwiki et KIT

A propos du KIT

L’Institut de Technologie de Karlsruhe (KIT) est l’un des plus grands centres de recherche d’Europe. Il est le seul institut allemand à combiner une longue tradition universitaire avec une recherche nationale à grande échelle. L’institution se concentre sur la transformation des systèmes énergétiques, la protection du climat et des ressources, la mobilité et les transports, ainsi que sur les données et l’information.

Le KIT est renommé pour les nombreux inventeurs et entrepreneurs qui y ont étudié ou enseigné : Karl Benz, l’inventeur de la première automobile autopropulsée, Heinrich Hertz, qui a prouvé pour la première fois de manière concluante l’existence des ondes électromagnétiques, Emil von Škoda, fondateur de Škoda Works, le prédécesseur des sociétés Škoda Auto et Škoda Transportation d’aujourd’hui, et bien d’autres encore. Les professeurs et les alumni ont reçu 6 prix Nobel et 10 prix Leibniz, ce dernier étant la récompense la plus prestigieuse et la mieux financée d’Europe.

 

Quel est le contexte de ce Use Case du KIT?

Au cours des 15 dernières années, le KIT a été confronté à une forte croissance de ses coûts liés à Confluence et à des difficultés de maintenance de cette solution. Le tournant décisif s’est produit lorsque Atlassian a annoncé la migration obligatoire vers sa plateforme cloud, qui était incompatible avec les besoins d’intégration étendus de KIT sur site, y compris ses bases de données locales telles que Jira pour le suivi de tâches IT et les référentiels Git. Ces intégrations étaient cruciales pour maintenir une source unique de vérité et éviter les divergences de documentation qui pourraient résulter de données stockées dans des systèmes multiples et potentiellement non synchronisés.

En outre, les coûts de maintenance de l’instance Confluence sont devenus financièrement irréalisables, ce qui a poussé le KIT à explorer des outils alternatifs. Après une évaluation approfondie des options sur le marché, qui comprenait une analyse détaillée de la compatibilité des macros et des intégrations par le biais d’APIs, XWiki a été choisi comme solution optimale. La nature open source d’XWiki, combinée avec son Migrateur Confluence (Pro) prête à l’emploi, et le conseil technique proposé par l’équipe clients très compétente d’XWiki, ont permis au KIT de migrer à la nouvelle solution de façon fluide et efficace.

 

Les exigences du projet

L’équipe du KIT avait besoin d’une solution capable de fournir un système de gestion des données (DMS) robuste qui s’intègre de manière transparente à son infrastructure existante tout en offrant des contrôles d’accès granulaires. La nouvelle solution devait pouvoir :

  • Offrir un hébergement sur site pour une sécurité maximale et la confidentialité des données ;
  • Être flexible et personnalisable, avec des capacités d’intégration étendues pour maintenir un environnement de documentation unifié ;
  • Traiter efficacement de grands volumes de données ;
  • Offrir une API pour une intégration continue avec les systèmes existants et les nouveaux systèmes sur site.

Quelle solution a été proposée au KIT par XWiki ?

L’ensemble du conseil, de la planification, de la migration et de la personnalisation a été réalisé en six mois, ce qui a permis de créer un intranet et un système de documentation hautement personnalisés qui répondaient à toutes les exigences strictes du KIT. La migration a été réalisée avec l’aide du Migrateur Confluence (Pro) d’XWiki, qui a facilité une transition efficace et précise des données, incluant 50 espaces, 9431 pages, 250 utilisateurs et leurs droits d’accès.

*Dans XWiki, les macros de « bridge » (pont) sont des macros personnalisées développées pour reproduire la fonctionnalité de macros spécifiques de Confluence. Lors de la migration du contenu de Confluence vers XWiki, certaines macros spécifiques à Confluence peuvent ne pas avoir d’équivalents directs dans XWiki. Les macros Bridge servent de « pont » en permettant au contenu qui s’appuie sur ces macros Confluence d’être affiché correctement dans XWiki.

La collaboration entre le KIT et l’équipe clients XWiki a été très efficace, depuis la communication jusqu’au diagnostic technique, aux solutions et à la mise en œuvre. Pendant le projet, le consultant XWiki (également diplômé du KIT), qui possède une connaissance approfondie d’XWiki et une grande expérience de la programmation, a apporté un soutien inestimable tout au long du processus de conseil, de développement et de migration.

 

Des résultats significatifs

Pour le KIT, la migration de Confluence à XWiki représente une amélioration significative de leurs capacités DMS. En choisissant XWiki, le KIT a non seulement opéré une transition rapide vers une solution beaucoup plus rentable, mais a également bénéficié d’une flexibilité, d’une sécurité et d’un contrôle inégalés sur ses données et son hébergement. L’intranet et le système de documentation sur mesure permettent au KIT de gérer et de développer sa base de connaissances selon ses propres conditions, sans les contraintes d’une plateforme de fournisseur exclusivement dans le cloud.

XWiki était l’alternative la plus ouverte avec le moins d’efforts à fournir de notre côté. Ce sont là nos deux critères essentiels pour choisir le nouvel outil. – Wolfgang Mexner, chef du département informatique.

Principaux avantages :

  • Migration transparente: 9 431 pages, 50 espaces et 250 utilisateurs ont été migrés en conservant l’intégralité de la structure, du contenu, des pièces jointes, de l’historique et des autorisations.
  • Sécurité renforcée: L’hébergement sur site permet au KIT de conserver un contrôle total sur ses données, conformément à ses exigences en matière de confidentialité.
  • Solutions personnalisées: La flexibilité d’XWiki a permis le développement de fonctionnalités et d’améliorations personnalisées, telles que la recherche multilingue et l’amélioration de la navigation, adaptées aux besoins du KIT.

 

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